Учет затрат на выпуск
и обслуживание зарплатных карт

Чтобы получить банковские карты для сотрудников и перечислять на них зарплату, заключите договор с банком на выпуск и обслуживание карт (положения Банка России 24.12.2004 № 266-П и от 19.06.2012 № 383-П). И будьте готовы к расходам:

  • на выпуск карт;
  • на обслуживание карт;
  • на комиссию за перевод денег с расчетного счета на счета сотрудников.

Как учесть расходы при общем режиме

Расходы на выпуск и обслуживание карт в налоговом учете сразу не отражайте. Посмотрите договор и выясните, кто клиент банка.

Если в договоре с банком указано, что клиенты работники, расходы на изготовление карт не учитывайте. Дело в том, что расходы организации в пользу работников в базу по налогу на прибыль не включают (п. 29 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 10.11.2014 № 03-03-06/1/56590).

Если клиент – компания, вы вправе учесть расходы на выпуск карт. Есть риск, что налоговики откажутся принимать такие расходы. Инспекторы могут посчитать, что раз компания тратит деньги на карты для сотрудников, то принимать такие расходы она не вправе. Но это не так. Сотрудники используют карты, чтобы получать зарплату, но не приобретают на них никаких прав.

Поэтому при спорах с налоговиками укажите, что расходы на изготовление карт связаны с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь компания заказала карты, чтобы выдавать зарплату работникам (ст. 136 ТК РФ) и перечисляет деньги сотрудникам через банк, чтобы сократить затраты на инкассацию, перевозку денег и т.п.

Затраты на выпуск и обслуживание зарплатных карт работников не относите к банковским расходам (подп. 25 п. 1 ст. 264, письмо Минфина России от 14.07.2009 № 03-11-06/2/124). Дело в том, что перечень банковских операций приведен в статье 5 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1. И в этом списке не указаны услуги по изготовлению и обслуживанию банковских карт.

Но это не означает, что расходы нельзя учесть. Отразите затраты на изготовление и обслуживание банковских карт как прочие производственные или внереализационные расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 и подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Перечень расходов плательщиков налога на прибыль не ограничен.

Комиссию за перевод денег на карты работников учтите в налоговой базе. Перевод денег относится к банковским услугам (ст. 5 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1). Расходы отразите как прочие (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) в том периоде, когда они возникли при методе начисления (ст. 272 НК РФ). Если применяете кассовый метод, спишите расходы сразу после оплаты (ст. 273 НК РФ).

Как учесть расходы при УСН

Если компания применяет объект «доходы», расходы в налоговой базе не учитывайте, считайте налог только с доходов.

Если объект «доходы минус расходы», отразите в налоговой базе только комиссию за перевод денег на зарплатные карты сотрудников (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Сделайте запись в Книге учета сразу после оплаты комиссии (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Затраты на выпуск и обслуживание зарплатных карт при УСН не учитывайте. Ведь к банковским услугам выпуск и обслуживание карт не относится (письмо Минфина России от 14.07.2009 № 03-11-06/2/124). А другого подходящего пункта в перечне расходов упрощенцев нет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Как отразить затраты в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете отразите затрат на выпуск, обслуживание и перевод денег на карты в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Какие сделать проводки, смотрите ниже.

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76

— отражены расходы на выпуск карт (обслуживание, банковскую комиссию);

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 51

— погашена задолженность перед банком

Если вы оплачиваете обслуживание карт на год вперед, на дату оплаты сделайте такую проводку:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

— перечислена плата за обслуживание карт на год вперед.

Затем ежемесячно погашайте аванс:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с банком»

— отражена плата за обслуживание карт за текущий месяц;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 76 субсчет «Авансы выданные»

— зачтена часть аванса в счет платы за текущий месяц.

Если работаете на общем режиме и не отражаете расходы на выпуск и обслуживание карт в налоговом учете, не забудьте начислить в бухучете постоянное налоговое обязательство (ПБУ 18/02 «Учет расходов по налогу на прибыль организаций»). Подробнее мы показали на примере.

Пример. Как отразить в бухучете затраты на выпуск и обслуживание затратных карт

ООО «Сапфир» работает на общем режиме. Организация заказала в июне 2017 года выпуск зарплатных карт для работников. Стоимость изготовления карт – 5000 руб. За обслуживание банк берет 2000 руб. в месяц. ООО «Сапфир» оплатило 5 июня 2017 года стоимость изготовления и обслуживания за 7 месяцев.

Согласно договору с банком клиенты — работники ООО «Сапфир». Поэтому бухгалтер организации решил не отражать затраты в базе по налогу на прибыль. Покажем, какие проводки сделает бухгалтер ООО «Сапфир» в июне 2017 года.

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с банком»

— 5000 руб. – отражены расходы на изготовление банковских карт для работников;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с банком»

— 2000 руб. – отражена плата за обслуживание банковских карт за июнь 2017 года.

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 51

-5000 руб. – оплачена стоимость изготовления карт;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

— 14 000 руб. (2000 руб. х 7 мес.). – оплачено обслуживание карт за 7 месяцев;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 76 субсчет «Авансы выданные»

— 2000 руб. – зачтен аванс в счет оплаты за июнь.

Поскольку в налоговом учете расходы компания не отражает, начислите постоянное налоговое обязательство в сумме налога на прибыль с затрат на изготовление карт и обслуживание карт за июнь:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— 1400 руб. (7000 руб. х 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.