Программное обеспечение
для учета труда и начисления зарплаты:
краткий обзор

Для расчета и начисления зарплаты компании используют специальные программы, которые делают всю рутинную работу по зарплатному и кадровому учету. Работать в них можно в автономном или в онлайн-режиме, за деньги или бесплатно. Во всех программах разные возможности и интерфейс. Но функции примерно одинаковые. Рассмотрим, как электронные сервисы помогают бухгалтеру вести учет труда и начисления зарплаты.

Перечисление зарплаты на карты

Компании, которые открыли зарплатный проект в банке, экономят время дважды в месяц – при каждой выплате зарплаты. Чтобы перечислить зарплату на счета нескольких сотрудников, компания должна представить в банк:

– реестр на перечисление денежных средств сотрудникам;

– платежное поручение.

В программное обеспечение по учету зарплаты обычно встроен специальный механизм распределения зарплаты по индивидуальным карточным счетам работников и формирования единого реестра. Итоговая сумма реестра должна совпадать с итоговой суммой платежного поручения. Реестр и соответствующая выписка по счету свидетельствуют о том, что зарплата зачислена на карты сотрудников.

Банки зачисляют зарплату «день в день». Для работников они предлагают бесплатные веб-приложения, в которых можно контролировать зачисление денег и расходы. Например, такое программное обеспечение есть в Альфа-Банке.

Расчет выплат работникам

Программа позволит бухгалтеру почти мгновенно и абсолютно точно установить нужную сумму отпускных, премиальных, больничных и остальных пособий. При изменениях в законодательстве разработчики оперативно актуализируют настройки и добавляют необходимые функции.

В крупных компаниях без программного обеспечения не обойтись: количество сотрудников измеряется тысячами. При таком огромном штате бухгалтеры выбирают сервисы, которые умеют рассчитывать и начислять зарплату по каждому подразделению отдельно. Это позволяет поручить расчет выплат подразделения отдельному сотруднику бухгалтерии.

Вместе с зарплатой программы автоматически рассчитывают НДФЛ с учетом вычетов и страховые взносы, удержания и надбавки.

Регистры

Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, а также страховых взносов, обязаны вести все компании. Специальной формы, по которой нужно вести карточки учета НДФЛ и взносов, нет. Формы нужно разработать самостоятельно. На каждого работника надо завести и свою карточку учета НДФЛ, и отдельно – карточку учета страховых взносов.

Проблем с этим не возникает, если в организации автоматизированный учет зарплаты. Сервисы самостоятельно считают зарплату, пособия, отпускные, НДФЛ и взносы. Все эти суммы в программе автоматически попадают в регистры. Формы этих карточек соответствуют требованиям законодательства.

Даже если карточки взносов за вас заполняет учетная программа, все равно контролируйте этот процесс. Ежемесячно проверяйте, все ли облагаемые доходы и суммы взносов с них попали в карточку. Необязательно проверять регистры по каждому работнику. Посмотрите выборочно несколько регистров. Цифры сравните с аналитическим учетом по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Если цифры совпадают, то и в остальных регистрах должно быть все верно.

Электронные карточки распечатывайте по итогам каждого года и заверяйте подписью главбуха. Можно их хранить и в компьютере, но только если заверите электронной подписью.

Отчетность

Из регистров сведения попадают в отчетность. Если используете программное обеспечение, вручную заполнять формы не придется. Все что нужно, это скачать или распечатать готовые отчеты: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, 4-ФСС, расчет по взносам в ИФНС, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. И, конечно, не пропустить сроки.

Обычно в сервис встроены контрольные соотношения и проверочная программа ПФР, поэтому ошибок в отчетах не будет. Формы, форматы и сроки обновляются. Пользователю остается лишь скачать заполненные отчеты.

Все больше программ позволяют настроить электронный обмен с инспекцией и фондами. Из таких сервисов файлы с отчетностью можно сразу отправлять проверяющим.

Персонифицированный учет

Каждый сотрудник компании должен быть застрахован в системе Пенсионного фонда. Иначе он не сможет получать пенсию. В этой системе обязателен учет сведений каждого работника о стаже. Ведет такой учет работодатель. С 2017 года все компании сдают индивидуальные сведения по форме СЗВ-СТАЖ. Кроме того, в любой момент из ПФР может поступить запрос о сдаче СЗВ-К – сведения о стаже за период до 2002 года. Без запроса отчет сдавать нужно.

Программное обеспечение по учету зарплаты ведет индивидуальный учет и формирует отчетность с учетом требований пенсионного законодательства.

Кадровый учет

Программы по учету зарплаты составляют персональный список документов, которые понадобятся для работы с ИФНС и внебюджетными фондами. В сервисах есть бланки форм отчетности, заявлений, приказов, справок, табеля, штатного расписания, ведомостей, уведомлений и пояснительных записок, которые могут потребовать проверяющие. Программы ведут учет рабочего времени и исключаемых из среднего заработка периодов, отсчитывают стаж и накопленный отпуск.