Перечисление зарплаты на
карту сотрудника:
пошаговая инструкция

Все больше компаний делают выбор в пользу безналичных выплат работникам. Это удобно – не надо каждые две недели выезжать в банк и платить лишнюю комиссию за внесение на счет и снятие наличных, заполнять кассовые чеки, оформлять депонирование зарплаты и искать размен. А сотрудникам не придется толпиться в очереди у кассы, что сэкономит рабочее время. Банковские карты решают и проблемы с подотчетниками. Подробнее о том, как перейти на безналичные расчеты с сотрудниками, читайте далее.

Выбираем банк

Чтобы подключиться к зарплатному проекту, с банком нужно заключить договор. Называться он может по-разному. Например, договор на открытие и обслуживание счетов с использованием банковских карт.

Банк можно выбрать любой. Не обязательно идти на условия той кредитной организации, в которой у компании уже открыты счета.

Перечень документов, необходимых для выпуска зарплатных карт, определяет банк. Например, Альфа-Банк попросит заполнить анкету и еще несколько документов по форме банка, копии стандартных учредительных документов, доверенность на представителя компании.

Если организация открывает зарплатный проект в том банке, где у нее уже есть счет, документов понадобится меньше. Как правило, в банк достаточно передать сведения о фонде оплаты труда и график выдачи денег в компании.

Оформляем кадровые документы

Перед тем, как начать выдавать зарплату по безналу, внесите изменения в трудовой или коллективный договор (ст. 136 ТК РФ). Это несложно.

С работниками заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам. Некоторые сотрудники могут отказаться от зарплатного проекта. Это их право. Но плюсы от таких расчетов очевидны – комиссию за обслуживание банковских карт работники не платят. Кроме того, банки предлагают дополнительные бонусы.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

<…>

П. 5.1 Трудового договора от 16.05.2016 № 1292-Т изложить в следующей редакции:

«5.1. Заработная плата выплачивается Работнику 15 и 30 числа каждого месяца в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка путем перечисления суммы заработной платы на банковскую карту Работника по указанным им реквизитам.»

Если планируете выдавать деньги на зарплатные карты подотчетников, внесите аналогичные изменения в положение о подотчетных лицах или другой документ, который регулирует порядок расчетов с такими сотрудниками.

Составляем шаблон заявления

Заявление сотрудник может оформить в произвольном виде, так как утвержденного бланка нет. Можно составить шаблон такого документа, чтобы сотруднику осталось вписать нужные сведения. Это частая проблема, когда работники забывают сообщать важные реквизиты карты. А бухгалтер тратит лишнее время на получение нужной информации.

Образец заявления о перечислении зарплаты на карту

article-pic-04

Перечисляем зарплату на карты

Чтобы перечислить деньги на зарплатные карты сотрудников, компания оформляет и направляет в банк одно общее платежное поручение, а не отдельное на каждого. В документе нужно указать общую сумму выплат и приложить к нему реестр зачислений на карточные счета. Бланк такого реестра обычно есть в приложении к договору с банком. В реестре по каждому работнику приведите следующие сведения:

— фамилию, имя, отчество каждого получателя;

— сумму, которую требуется зачислить на счет;

— реквизиты карточного счета.

Отправить в банк реестр удобно в электронном виде с помощью web сервиса «Альфа-Зарплата online». При этом установка специального программного обеспечения не потребуется: реестр импортируется в систему в один клик из файлов формата 1С либо Exel.

Отражаем безналичную зарплату в бухучете

В бухгалтерском учете затраты на выпуск зарплатных карт относятся к прочим расходам (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99). Проводки такие:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 (76)

– отражены затраты на выпуск зарплатных банковских карт;

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 51

– перечислена банку оплата за услуги по изготовлению зарплатных банковских карт.

За обслуживание карт зачастую платят авансом на год вперед. В таком случае стоимость услуг нужно списывать в расходы ежемесячно равными долями в течение года. Не нужно использовать счет 97 «Расходы будущих периодов». Учитывайте предоплату за услугу на счете 76:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

— перечислен аванс за годовое обслуживание банковских карт.

А потом ежемесячно в течение года делайте запись:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76

— включена в состав прочих расходов стоимость услуг банка за текущий месяц.

Учитываем расходы в налоговом учете

Комиссию банка за перечисление зарплаты на карты можно учесть в прочих или внереализационных расходах. Компания вправе самостоятельно определить, к каким расходам относятся подобные издержки. Проблем с обоснованием затрат не будет. Ведь выплата заработной платы безналичным путем предусмотрена Трудовым кодексом РФ (ч. 3 ст. 136 ТК РФ). Согласны с таким подходом и  чиновники (письмо Минфина России от 10 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/56590).

Платежи банку за выпуск зарплатных карт — это не доход работника (письмо от 28 октября 2010 г. № 03-04-06/6-255). Это расход компании, на то чтобы вовремя выдавать зарплату. Значит, удерживать НДФЛ со стоимости карты не надо, также как и взносы.