Как оформить перечисление
подотчетных на зарплатную карту
сотрудника?

Минфин разрешил компаниям перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты сотрудников (письмо от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Все правильно оформить поможет пошаговая инструкция.

Шаг 1. Пропишите условие о переводе денег в учетной политике

Законодательство не требует, чтобы правило о переводе подотчетных средств на карты сотрудников компания включала в учетную политику. Добавить такой пункт требуют чиновники (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42888). Вы вправе это требование проигнорировать, но тогда возможны споры с проверяющими. Поэтому безопаснее закрепить в учетной политике пункт о переводе денег. Формулировка может быть такой, как мы показали ниже.

article-pic-01

Шаг 2. Заключите договор с банком

Чтобы перечислять деньги под отчет с расчетного счета компании на зарплатную карту сотруднику, заключите договор с банком. Составляют такой договор по форме, предложенной кредитной организацией. Поэтому проверьте, чтобы по условиям договора банк исполнял платежные поручения на перечисление денег, которые не относятся к зарплате.

Список документов для заключения договора уточните в банке, с которым планируете работать. В «Альфа-Банк», например, достаточно представить:

В «Альфа-Банке» заключения дополнительного договора не потребуется. Достаточно воспользоваться сервисом Альфа-Зарплата online и при распределении средств на счета сотрудников выбрать соответствующее назначение выплаты

Справка

Плюсы перечисления денег под отчет на зарплатые карты:

  • банковская комиссия за перевод денег на карты ниже, чем за снятие наличных
  • компании не нужно заранее снимать наличные с расчетного счета, чтобы выдать их сотруднику из кассы

перечислить деньги можно сотруднику, который работает в другом регионе

Шаг 3. Утвердите список сотрудников, которым можно выдавать деньги под отчет

Подготовьте приказ руководителя, а в нем пропишите, кому из работников компания будет перечислять подотчетные деньги. Образец приказа мы привели ниже.

Важно! Не делайте список подотчетных сотрудников частью учетной политики. Если утвердить список отдельным документом, его можно изменить в любое время. А вносить поправки в учетную политику в середине года компания вправе только в том случае, если меняется законодательство (ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

article-pic-02

Шаг 4. Получите от работника заявление на перевод подотчетных сумм на карту

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от работника (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Причем компания вправе выдать подотчетные деньги штатным сотрудникам и физлицам, с которыми заключила гражданско-правовой договор (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Унифицированный бланк заявления на подотчет не утвержден, поэтому вы можете разработать его самостоятельно. В бланк заявления включите:

  • реквизиты зарплатной карты сотрудника;
  • необходимую сумму денег;
  • срок, на который выдаются деньги;
  • подпись руководителя компании.

Компания вправе выдать сотруднику любую сумму. Но при этом сотрудник должен помнить о лимите расчетов. Лимит в 100 000 руб. по одному договору действует, если сотрудник расплатился с продавцом от имени компании (п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Если нарушить это правило, налоговики выпишут штраф — 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Срок, на который выдают подотчетные суммы, в законодательстве не установлен. Поэтому с разрешения руководителя деньги под отчет можно выдать на любой срок. Но учтите, что перечислить под отчет деньги можно только при условии полного погашения работником задолженности по ранее выданному ему авансу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

article-pic-03

Колосова Светлана

Начальник управления  по партнерским каналам привлечения розничного бизнеса Альфа-Банка

Перечисление заработной платы на карту сотрудника: «Ключевые преимущества использования зарплатных карт для сотрудников компании — возможность пользоваться лучшими продуктами банка со скидками, либо вовсе бесплатно. Так, любой зарплатный клиент при соответсвующем уровне дохода может выбрать для себя удобный пакет услуг и не платить за него. Накопительные счета с повышенной ставкой и карта с cash back от 1% до 10% помогут клиенту фактически зарабатывать на своей зарплате. Для зарплатных клиентов действуют самые низкие в банке ставки по кредитованию, а заявку можно подать прямо на рабочем месте — через личного менеджера или интернет-анкету.»

Шаг 5. Заполните платежку на перевод денег под отчет

Чтобы налоговики не переквалифицировали перечисленные на карту сотрудника подотчетные суммы в облагаемые НДФЛ выплаты, надо правильно заполнить платежку.

В поле 24 «Назначение платежа» запишите, что перечисляемые средства – это подотчетные. Например, так: «выдача под отчет на покупку канцелярских товаров по заявлению № 125 от 19.06.2017».

Помимо платежки подготовьте в двух экземплярах реестр на перечисление денег сотрудников. В реестре укажите:

  • сведения о сотрудниках, которым перечисляются денежные средства;
  • реквизиты банка, в котором у сотрудников открыты зарплатные счета;
  • даты, номера платежек, их количество;
  • суммы по каждому сотруднику.

Составлять платежную ведомость по форме № Т-53, когда перечисляете подотчетные суммы на карты сотрудников, не нужно.

Шаг 6. Проверьте авансовый отчет сотрудника

Отчитаться работник должен в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы подотчетные средства, или со дня выхода на работу, если были выданы командировочные (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Работники составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет и прикладывают к нему чеки, квитанции, которые подтверждают расход денег. Если подтверждающих документов не будет, утверждать авансовый отчет нельзя. Иначе налоговики посчитают полученную подотчет сумму доходом сотрудника, который облагается НДФЛ.